貸施設 RENTAL SPACE

貨施設 Rental Space 利用のご案内

平成29年3月1日更新

施設利用の流れ

電話で空き状況を確認し、仮予約→仮予約から7日以内に「利用許可申請書」を提出(FAX、または郵送も可)→請求書到着後、前納でお支払い→お支払後、岡山国際交流センターから利用許可書を送付→ご利用当日、受付で利用許可書を提示

※手続きの詳細については下記をご参照ください

1.利用の申込みについて

(1)受付期間

国際会議場 利用日の3年前から3日前まで
国際会議場以外の施設 利用日の1年前から前日まで

*国際会議場及び国際会議場以外の施設において、国際会議又は国際交流等に関する会議が開催される場合並びに指定管理者が特に認めた場合は、上記受付期間外でも受け付けることがあります。

*「3年前から」:仮に平成30年5月5日の利用の場合は、平成27年5月5日が受付開始となります。

*受付を開始する日が休館日の場合は、休館日(連続する場合は最後の休館日)の翌日から受付を開始します。

(2)申込み

施設等の利用者(主催者)が、申し込み(仮予約、利用許可申請等)を行ってください。

(3)利用日数、回数

*同一利用者が連続して同一施設を利用する期間は、5日までとします。
(指定管理者が特に認めた場合を除く。)

*同一利用者が同月内に利用できる回数は、5回までとします。
(指定管理者が特に認めた場合を除く。)

(注)同一の日において複数の施設を利用する場合は、1回として計算します。

(4)受付時間

*午前9時から午後6時まで受け付けます。(但し、休館日は除きます。)なお、窓口と電話で同時に予約が入った場合は、窓口を優先します。

(5)申込方法

*事前に、ご来館またはお電話で空室状況を確認し、仮予約をしてください。FAXでの仮予約は、受け付けておりません。

*仮予約の上、「利用許可申請書」に必要事項を記入し、(一財)岡山県国際交流協会 総務課 受付管理班(国際交流センター1F受付)に提出してください。「利用許可申請書」のご提出は、FAX又は郵送でも受け付けます。FAXされる場合は、送信後電話で着信を必ず確認してください。

*「利用許可申請書」の提出期限は、仮予約後7日以内です。

*仮予約後7日以内に「利用許可申請書」の提出がない場合、仮予約はなかったものとして取り扱います。

「仮予約後7日以内」:仮に11月1日に仮予約した場合は、11月8日午後6時まで。最終日(11月8日)が休館日の場合は、休館日(連続する場合は最後の休館日)の翌日の午後6時まで。

会議の企画書、イベントの概要書、会場レイアウト図等がある場合は、参考資料としてご提出ください。

  

*会議等の内容の説明を求めたり、チラシ等の資料の提出をお願いすることがあります。

(注)FAX、郵送等による利用許可申請は、午後6時から翌朝9時までに送信又は配達された場合は、翌朝9時に提出されたものとみなします。翌朝が休館日のときは、休館日(連続する場合は最後の休館日)の翌日に提出されたものとみなします。

(6)利用料金

*施設利用料及び設備利用料は、「利用施設・設備及び料金明細書」のとおりです。

*営利・宣伝を目的とした利用の場合は、別料金となります。

*営利・非営利等の判断に必要な資料の提出を求めたり、会議等の内容を確認させていただくことがあります。

(7)利用料金のお支払い

*施設利用料並びに設備利用料は、前納となっております。「利用許可申請書」の提出後、「請求書」を郵送しますので、「請求書」に記載の支払期限までにお支払いください。(支払期限は、請求日より概ね2週間です。)

*利用料金が期限までに支払われない場合、予約を取り消させていただくことがあります。

*「利用許可申請書」の提出と利用日との間が短期間の場合、利用料金を利用日当日に国際交流センター1F受付でお支払いいただくことがあります。

(8)利用の承認 (許可)

提出された申請書を審査し、利用料金の納入等を確認後、「利用許可書」を発行します。

(9)利用許可書

施設の利用前には、国際交流センター1F受付に「利用許可書」を提示してください。

(10)申込先

〒700-0026 岡山市北区奉還町2丁目2番1号 岡山国際交流センター1F

一般財団法人 岡山県国際交流協会 総務課 受付管理班

受付専用

TEL 086-256-2905 / FAX 086-256-2226

2.施設の利用日

年末年始(12/29~1/3)及び臨時休館日を除き、毎日開館しています。

3.利用時間

*貸施設の利用時間は、午前9時~午後9時です。

*各施設の利用時間は、「利用施設・設備及び料金明細書」に記載の区分によります。準備及び後片付けは、必ず利用される区分の時間内で行ってください。

正面玄関(入口)は、午前8時50分に開きます。

午前8時50分以前(午前8時40分以降に限る)に受付等の準備のため、入館を希望する場合は、事前に「開館前入館申請書」を提出し、入館許可書の交付を受けてください。当日、通用口から入り、入館許可書を係員に提示してください。

国際会議場、イベントホールの利用者で、準備のため8時~9時の間、施設の利用を希望する場合は、ご相談ください。(別途費用を負担していただきます。)

4.利用の取りやめ

利用を取りやめる場合は、直ちに電話または窓口で申し出て次のとおり所定の手続きをお取りください。

*利用許可前に、利用の取消しをする場合

・電話等で仮予約をしている場合には、上記の電話または窓口へのご連絡でお取りやめいただけます。

・「利用許可申請書」を提出後、利用料金の支払い前に取消しをする場合は、「利用申請撤回通知書」を提出してください。

*利用料金納入後(利用許可後)、利用の取消しをする場合

・「利用取消申請書(兼還付申請書)」を提出してください。

利用料金は原則としてお返し出来ませんが、次の期間に所定の手続きをされた場合、利用料金の全部又は一部をお返しします。なお、設備利用料金は、全額お返しします。「利用許可書」はお返しください。

利用料金の返還(還付)に日数を要する場合があります。

利用許可変更後の利用を取りやめる場合は、利用料金の返還の対象となりません。設備利用料金は、全額お返しします。

対象となる施設 利用取消申請書提出日
(取消日)
還付率
国際会議場 利用日の6ヶ月前まで 全額
利用日の2ヶ月前まで 8割
利用日の1ヶ月前まで 5割
イベントホール 利用日の2ヶ月前まで 全額
利用日の1ヶ月前まで 8割
利用日の14日前まで 5割
上記以外の施設 利用日の1ヶ月前まで 全額
利用日の14日前まで 8割
利用日の7日前まで 5割

国際会議場の利用に関連して利用する場合には、国際会議場の取消日及び還付率による。

(注)期間の計算は、下記の計算例及び注により計算することとします。

取消日等の計算例

(例)

「利用日の6ヶ月前まで」:利用日を仮に11月1日とすると、6ヶ月前の応当日(5/1)の前日(4/30を含む)まで。

  • 応当日がない月の場合は、該当する月の末日を応当日とします。
  • <例>仮に利用日を8月末日とすると、2月末日を応当日とみなします。

②「利用日の14日前まで」:利用日を仮に11月1日とすると、14日前の10月18日(10/18を含む)まで。

③「利用日の7日前まで」:利用日を仮に11月1日とすると、7日前の10月25日(10/25を含む)まで。

(注)

「利用取消申請書」の提出は、開館日の受付時間内(午前9時~午後6時)に行ってください。

「利用取消申請書」の提出が休館日になされたときは、休館日(連続する場合は、最後の休館日)の翌日に提出があったものとみなします。

「利用取消申請書」の提出が、FAX又は郵送等により午後6時から翌朝9時までの間に送信、又は配達された場合は、翌朝9時に提出したものとみなします。翌朝が休館日のときは、休館日(連続する場合は、最後の休館日)の翌日に提出があったものとみなします。

利用日当日に利用の取消しをする場合は、利用時間前までに取消しの連絡および「利用取消申請書」の提出がなされたら、設備利用料金は全額お返しします。ただし、午前9時(8時を含む)から利用の場合は、前日午後6時までに取消しの連絡および「利用取消申請書」の提出がなされたら、設備利用料金は全額お返しします。

5.利用日時の変更

利用料金を納入後(利用許可後)、同一施設・同一時間帯の利用であれば、1回に限り利用日を変更することが出来ます。この場合、「利用許可変更申請書」を提出してください。

*利用許可変更後のキャンセルについて

・利用許可変更をされる場合は、必ず利用していただくことを前提とします。
利用許可変更後、利用を取りやめる場合は、利用料金の返還〔還付〕の対象となりません。なお、設備利用料金は、全額お返しします。

・「利用取消申請書」を提出してください。

変更の対象となる施設 変更期限
国際会議場 利用日の6ヶ月前まで
イベントホール 利用日の2ヶ月前まで
上記以外の施設 利用日の14日前まで

(注)期間の計算は「4.利用の取りやめ」の計算例及び注と同様の取扱いとします。

6.利用の不許可、許可の取消し

次の場合は、施設利用の許可は出来ません。すでに利用許可を行っている場合でも、許可の取消し又は利用の制限、若しくは利用の停止をすることがあります。

  1. (1)公共の秩序を乱し、又は善良の風俗を害するおそれのあるとき。
  2. (2)建物、設備、器具等を損傷するおそれがあるとき。
  3. (3)不正な手段によって利用の許可を受けたとき。
  4. (4)施設の利用により、大きな音、騒音が発生するとき。
  5. (5)施設等の利用が、集団的に又は常習的に暴力的不法行為等を行うことを助長するおそれがある団体の利益になると認められるとき。
  6. (6)岡山県岡山国際交流センター条例又は同施行規則に違反したとき。
  7. (7)岡山県岡山国際交流センター管理運営要領又は指定管理者の指示事項を遵守しないとき。
  8. (8)その他岡山国際交流センター(以下、「センター」という)の管理上支障があると認めるとき。

7.施設の利用

*時間厳守
許可された利用時間には、「準備」から「後片付け」までの時間を含みますので、時間内にすべて終了するよう厳守してください。なお、準備・後片付けは、利用者で行ってください。
*設備操作
設備の操作は、利用者で行ってください。
*原状回復
室内の机、椅子等を移動された場合は、必ず原状に回復してください。また、発生した「ゴミ」は、お持ち帰りください。持ち帰りができない場合は、事前にご相談ください。(調理実習室で出た生ゴミは、設置の ポリバケツに廃棄していただけます。)
*施設の利用報告
原状回復後、「施設利用報告書」を1F受付に提出してください。

8.物品販売及び物品等の持込みについて

*施設内で物品の販売等を行うときは、「物品販売等許可申請書」を提出し、許可を受けてください。

*会場を利用するにあたり、設備を付設し又は物品を持ち込む時は、「物品等持込(設備付設)許可申請書」を提出し、許可を受けてください。

9.飲食について

*懇親会や会議室等での飲食(コーヒー・お弁当等)は、ご利用日の2週間前までに、ANAクラウンプラザホテル岡山にご注文ください。

      

*飲食を伴う場合は、「利用許可申請書」(申込み)に必ずその旨を記載してください。(飲食物は、無断で持ち込まないでください。)

懇親会、お食事・お飲み物のご注文は、直接下記までお願いします。

ANAクラウンプラザホテル岡山

お問合せ

TEL 086-898-2262 / FAX 086-898-2302

*懇親会(パーティー)でのご利用は、レセプションホール、多目的ホール(全面利用)、イベントホールに限ります。

*アルコール類が提供出来るのは、レセプションホール、イベントホール及び多目的ホールに限ります。

10.会場設営について

*会場の設営は、利用者で行ってください。

*利用者が準備等出来ない場合は、指定管理者があっせんする指名業者に行ってもらうことが出来ます。ご希望の方は申し出てください。料金は、直接指名業者に支払ってください。

11.受付について

会議等の参加者の受付は、利用を許可された施設内で行ってください。(イベントホール、国際会議場、レセプションホールを除く。)

12.見学及び事前打合せについて

*大規模な会場でのご利用の際は、施設ご利用の1ヶ月前までに、施設等の見学及び係員との会議等に関する事前の打合せを行ってください。(小規模の会議等は除きます。)国際会議場を利用される場合は、必ず行ってください。

*施設等の見学及び事前打合せを希望される場合には、事前にご連絡ください。施設の利用がない時間帯のみ、室内をご覧いただけます。見学可能時間は、9時~17時です。

駐車場について

見学及び事前打合せにお越しの際に、センター隣の提携駐車場「岡山駅西口パーキング」を利用される場合には、1時間の無料駐車券(見学及び事前打合せ1件につき1枚)を差し上げます。

13.貼紙及び立札・看板について

*各室及び廊下等の壁面・柱・扉などには絶対に貼紙をしたり、釘・鋲を打ち込まないでください。

*申請書に記載された行事の名称について、表示を希望する場合は、1Fロビーの電光掲示板に表示いたします。

*各部屋の前に立札があり、マグネットで貼紙することができます。貼紙は各自ご持参いただき、利用後は必ずお持ち帰りください。

*施設内での立札・看板等の設置についてはご相談ください。

14.楽器の演奏などについて

会議室等の利用に際して、大声を発したり、合唱等をする場合又は楽器を使用する場合には、必ず仮予約のときに申し出てください。また、「利用許可申請書」の備考欄にその旨を記載してください。なお、内容によっては、「利用許可」を行わないことがあります。また、施設の利用中であっても、演奏等を中止していただくことがあります。

      

15.運動について

*軽運動(ダンス・ヨガ等)でご利用いただける施設は限られております。必ず仮予約のときにお申し出ください。

*すべての施設において、球技の目的ではご利用いただけません。

16.駐車場

提携駐車場「岡山駅西口パーキング」(有料/センター東隣)又は近隣の有料駐車場をご利用ください。(身体障がい者の方専用の駐車場は、センター敷地内に1台分用意しています。)

岡山駅西口パーキングの駐車券割引販売について

提携駐車場「岡山駅西口パーキング」の駐車券を、センター1F受付にて割引販売(定価の10%割引)しています。

60分券1枚360円/8時~21時の最大料金1,800円

なお、駐車場が満車の場合は、ご利用いただけない場合がございます。

販売場所

1F受付カウンター(TEL:086-256-2905)

販売時間

9時~20時

17.荷物の搬入等について

イベント等に関する物品の搬出入は、当センター北側の搬入出口を利用してください。(事前に係員に連絡が必要)荷物の積み降ろし作業が終了した車両は、速やかに移動してください。

18.ご利用に際してのご注意

その1

*施設内での火気等の使用は禁止しています。(調理実習室及び指定管理者が特に認めた場合を除く。)

*センターの管理上必要があると認めるときは、係員が、施設の使用中、施設内に立ち入らせていただくことがあります。

*催し物の広告宣伝等は「利用許可書」を受領後行ってください。

*広告チラシ等には、問い合わせ先(主催者の連絡先)を明記してください。

*貴重品等の管理は、利用者側で行ってください。

*利用の権利を譲渡又は転貸することは出来ません。

*施設・備品等を損傷、又は紛失したときは、損害を弁償していただきます。

*許可なく施設内で寄附金の募集、伝道及びチラシ等の配布は出来ません。

*危険物、動物(盲導犬、身障者補助犬を除く)、又は他人に迷惑を及ぼすおそれのある物品を持ち込むことは出来ません。

その2

1)定員
消防法上、定員を守ってください。
2)ゴミの処理
ゴミは利用者でお持ち帰りください。持ち帰りができない場合は事前にご相談ください。(調理実習室で出た生ゴミは、設置のポリバケツに廃棄していただけます。)
3)喫煙
館内は全館禁煙です。なお、建物外(南側通用口前)に喫煙場所を設けています。
4)電話
室内の電話は内線専用です。センター内には公衆電話はございません。近くの公衆電話をご利用ください。
5)電話の取り次ぎ等
各室への電話の取次ぎはいたしますが、伝言はいたしません。
6)設備操作
設備利用料には、操作技術料は含まれておりませんので、利用者で操作するか、別途、利用者の負担で操作技術者等を依頼してください。特に国際会議場の同時通訳装置等を利用する場合には、専門の操作技術者を配置してください。